Objet
L’objectif de la politique est d’encourager des pratiques responsables en matière de traitement et de gestion des données personnelles en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels du Gouvernement fédéral.
La présente politique a pour but de faire connaître les moyens par lesquels La Jonction pour Elle inc. s’engage afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels recueillis. Elle permet également de comprendre le processus de traitement des plaintes liées à des incidents de confidentialité.
Champ d’application
La politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels et aux données confidentielles recueillies, conservées, utilisées ou communiquées par La Jonction pour Elle. Elle traite principalement des données reliées aux activités de l’organisme, à la clientèle, aux membres du personnel ainsi que du conseil d’administration.
Cette politique s’applique à tous les utilisateurs des services de La Jonction, ainsi qu’à toute personne qui contribue à son fonctionnement. Elle s’applique aussi aux relations avec les fournisseurs de La Jonction qui détiennent des informations confidentielles sur l’organisme.
Modalités d’application
La responsable de la protection des renseignements personnels ainsi que le conseil d’administration sont responsables de la mise en œuvre et de l’application de la présente politique.
L’administration, la direction, les employées et toutes celles œuvrant au sein de l’organisme doivent remplir un formulaire d’engagement de confidentialité. Des mesures disciplinaires seront apportées en cas de non-respect de cet engagement de confidentialité.
Rôles et responsabilités des membres de l’équipe
Chaque membre de l’équipe de La Jonction pour Elle inc. s’engage à respecter la confidentialité de tout renseignement qui lui est transmis, et ce, pour toute la durée de son emploi, mais aussi après sa période d’emploi.
La responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme est la directrice, Mme Sylvie Bernatchez. Cette personne a les responsabilités suivantes:
- Veiller à ce que les moyens soient pris pour s’assurer de la protection des renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction;
- Répondre aux demandes d’accès, de rectification et de communication à des tiers;
- Recevoir les dossiers de plaintes et d’incidents de confidentialité, les documenter et s’assurer de leur traitement;
- Tenir le registre des incidents de confidentialité.
Notre engagement
La Jonction pour Elle inc. s’engage à:
- Protéger les renseignements personnels et les données confidentielles obtenues et sous son contrôle;
- Informer la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels la concernant au moment où ceux-ci sont recueillis;
- Ne recueillir que les données nécessaires et utiles;
- Obtenir le consentement lors de la collecte, de l’utilisation ou la communication de renseignements personnels lorsqu’il est requis;
- Conserver vos renseignements personnels pendant la période nécessaire, et veiller à une destruction sécuritaire de ceux-ci lorsqu’ils n’ont plus besoin d’être conservés;
- Protéger les renseignements personnels à l’aide de mesures appropriées;
- Informer les personnes concernées des renseignements personnels détenus à leur sujet sur demande et si nécessaire;
- Assurer le traitement rapide et confidentiel des plaintes.
Traitement des plaintes
Toute personne désirant soumettre une plainte relative aux renseignements personnels doit transmettre celle-ci à la personne responsable de la protection des renseignements personnels par écrit et en indiquant son nom, ses coordonnées et les motifs de sa plainte.
L’organisme s’engage à traiter la plainte de manière confidentielle et à y répondre au plus tard dans les 30 jours suivant la date de réception de la plainte. La responsable de la protection des renseignements personnels s’engage à enquêter lorsqu’un incident de confidentialité survient et d’en aviser la ou les personnes concernées, ainsi que la Commission d’accès à l’information si nécessaire. Elle a aussi la responsabilité d’identifier les mesures raisonnables pour diminuer les chances que de nouveaux incidents de la sorte ne se produisent.
Utilisation de fichiers témoins « Cookies »
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